Lean on tuottavuuden parantamiseen kehitetty ratkaisu. Se keskittyy yksittäisten asioiden sijaan yrityksen toimintojen hallitsemiseen kokonaisuutena, sillä yksikin huonosti pyörivä ratas voi aiheuttaa yritykselle tappioita, vaikka yksittäinen ongelma vaikuttaisikin itsessään melko harmittomalta. Lean keskittyy näiden virheiden eliminointiin, jotta yrityksen toiminta olisi mahdollisimman hyvin optimoitua.

Mitä lean ei ole

Lean-ajattelutapa ei ole opas, jonka jokaista ohjetta on noudatettava orjallisesti. Ennen lean- johtamiseen siirtymistä on hyvä perehtyä kaikkiin leanin osa-alueisiin huolellisesti. Näin voidaan selvittää, mitkä osat leanista ovat yrityksen toimintatavan kannalta hyödyllisiä. Esimerkiksi puhtaasti palveluita tuottavan yrityksen ei välttämättä kannata kiinnittää huomiota leanin antamiin ohjeisiin kuljetuksesta ja varastoinnista, sillä ne eivät välttämättä ole lainkaan osa yrityksen toimintamallia.

Lean on asiakaslähtöistä johtamista

Leanin periaatteena on toimittaa asiakkaalle oikea tuote oikeaan paikkaan ja oikeaan aikaan. Siinä keskitytään asiakkaan kannalta tärkeisiin asioihin ja pyritään eliminoimaan kaikki se toiminta, mikä ei tuota lisäarvoa asiakkaalle. Esimerkiksi ohjelmistoyrityksen ei kannata tehdä tuottamaansa ohjelmistoonsa ominaisuuksia, joita asiakas ei tarvitse, vaan suunnitella ohjelmisto asiakkaan toiveiden ja tarpeiden mukaisesti.

Lean ei ole työkalu, joka tarjoaa automaattisesti ratkaisun kaikkeen. Siksi se onkin ajattelutapa, jota yrityksen kannattaa soveltaa omaan toimintaansa tehostaakseen ja sujuvoittaakseen sitä laadusta ja kannattavuudesta tinkimättä. Se on filosofia, jossa ei ole yhtä ainoaa oikeaa ratkaisua, sillä kuten jokainen yritys, on myös jokainen asiakas yksilö omine erityistarpeineen. Lean- ajatteluun perehtynyt johtaja pystyy kuitenkin tuomaan yrityksen toimintaan leanista ne työkalut, joista heidän yrityksensä hyötyy eri asiakkaiden kohdalla – kaikkien asiakkaiden kohdalla samat työkalut eivät välttämättä ole sovellettavissa samalla tavalla.

Lean pyrkii säästämään aikaa ja resursseja

Monella työpaikalla kulutetaan aikaa turhiin palavereihin ja turhaan papereiden pyörittelyyn. Ja mikäli palaveri on pakollista pitää, voidaan nykyaikana esimerkiksi kysyä, tarvitseeko kaikkien välttämättä olla palaverissa fyysisesti paikalla? Etätyöhön kehitetyt työkalut tarjoavat runsaasti mahdollisuuksia palavereihin verkon kautta, jolloin siirtymisaika palaverin pitopaikkaan voidaan hyödyntää yrityksen kannalta tehokkaammalla tavalla.

Lean-ajattelussa lähdetään kysymyksestä, onko jokin asia tarpeellinen. Mikäli se on tarpeellinen, kuinka se voidaan suorittaa käyttäen mahdollisimman vähän aikaa ja resursseja. Myös aika on yksi resurssi ja yrityksen kannalta erityisen tärkeä sellainen, sillä useimmissa yrityksissä työntekijöille maksetaan palkka tuntimäärän eikä tuloksen perusteella. Siksi on hyvä pyrkiä käyttämään jokaisen työntekijän työtunti mahdollisimman tehokkaasti.

Hyödynnä uusia innovaatioita

Moni yritys on saattanut jämähtää vanhoihin, toimiviksi todettuihin toimintatapoihin. Koska teknologia kehittyy huimaa vauhtia, on näitä toimintatapoja hyvä aina välillä tarkastella. Onko saatavilla teknologiaa, joiden avulla vanhat prosessit hoituisivat tehokkaammin? Yrityksen johdon onkin hyvä seurata teknologista kehitystä tarkkaan, jotta kilpailijat eivät saa etulyöntiasemaa vain

siksi, että yritys on jatkanut tuttuja ja turvallisia toimintamallejaan. Toimintaa on nykyisin helppo kehittää monella eri osa-alueella teknologiaa hyväksi käyttäen. Tarve on kuitenkin kaikkien keksintöjen äiti, joten siksi monet innovaatiot ovatkin syntyneet tarpeesta tehdä jokin asia paremmin. Siksi erilaisten innovaatioiden käyttäminen ja teknologian kehityksen seuraaminen ovat tärkeitä kaikille, jotka haluavat tehostaa yrityksensä toimintaa lean-ajattelun avulla.

Leanin tarkoituksena on kehittää yrityksen toimintaa niin, että asiakkaat saavat parhaat mahdolliset tuotteet mahdollisimman kustannustehokkaasti. Tarkoituksena on siis tuottaa lisäarvoa asiakkaalle tuotantoa tehostamalla, mutta ilman, että tuotteen laadusta tingitään. Tarkoituksena on siis organisoida yrityksen prosessit niin, että sekä asiakkaat, henkilökunta että yrityksen johto voivat olla lopputulokseen tyytyväisiä.

5S-menetelmä

Leanin toteuttamiseksi on kehitetty erilaisia menetelmiä, joista osa on nimetty. 5S-menetelmä tulee japanilaisista sanoista Seiri, Seiton, Seiso, Seitseku ja Shitsuke. Niiden suomenkielisiä vastineita kuvataan usein termeillä Sorteeraus, Systematisointi, Siivous, Standartisointi ja Seuranta.

Sorteerauksen tarkoituksena on poistaa kaikki ylimääräinen tavara työpaikalta. On turha säilyttää asioita vain varmuuden vuoksi siltä varalta, että joku sattuisi niitä joskus tarvitsemaan. Näin saadaan työpaikalle lisää tilaa ja sinne jäävät tavarat pysyvät paremmin järjestyksessä, kun ylimääräiset tai rikkinäiset tavarat eivät vie tilaa.

Systematisoinnin tarkoituksena on löytää työpaikalle sopivat varastointimenetelmät. Tämä voi tarkoittaa erilaisten värikoodien käyttöä, selkeitä rajauksia alueiden välillä sekä asioiden merkitsemistä tarroilla, nimilapuilla tai kylteillä. Käytävien olisi hyvä olla tyhjiä liikkumisen helpottamiseksi.

Siivouksella tarkoitetaan työpaikan päivittäistä siivousta ja kunnollisen jätehuollon järjestämistä. Se ei tarkoita pelkästään sitä, että joku jää työpäivän jälkeen työpaikalle siivoamaan, vaan myös sitä, että kun joku asia saadaan valmiiksi, siivotaan sen aiheuttamat jäljet saman tien. Näin päästään aloittamaan uusi asia puhtaalta pöydältä niin, että edellisen projektin roskat eivät ole tiellä.

Standartisointi koskee työpaikan päivittäisten toimintojen järjestämistä kunnollisella tavalla. Tämä tarkoittaa kaikkea kahvitaukojen aikataulutuksesta siivousaikatauluihin. Kaikki käytännöt käydään läpi työntekijöiden kanssa ja heiltä otetaan myös vastaan ehdotuksia siitä, kuinka asiat hoituvat kaikkein helpoimmalla mahdollisella tavalla. Esimerkiksi yhteiskäytössä oleville työkaluille on hyvä löytää paras mahdollinen säilytyspaikka siten, että ne ovat mahdollisimman helposti niitä tarvitsevien saatavilla.

Seuranta tarkoittaa kaikkien edellä mainittujen asioiden noudattamista. Tätä seurataan jatkuvasti, jotta kukaan ei lipsu sovituista menetelmistä. Näin tehty työ ei valu hukkaan, vaan jää pysyväksi muutokseksi tuomaan viihtyisyyttä ja tuottavuutta työpaikalle.

TUTTAVA

Suomalainen versio 5S-menetelmästä on Jorma Saaren tutkimuksen pohjalta tehty kehitysohjelma TUTTAVA. TUTTAVA tulee sanoista Turvallisesti tuottavat työtavat. Sen tarkoituksena on luoda työpaikalle järjestykseen ja siisteyteen perustuva toimintamalli, sillä tutkimuksen mukaan huono järjestys saattaa hukata työajasta jopa kymmenen prosenttia. Tämä hukattu aika, joka kuluu esimerkiksi esineiden etsimiseen varastosta, voidaan valjastaa tuottavaan käyttöön pitämällä työpaikka järjestyksessä.

TUTTAVAn tarkoitus on parantaa työpaikan siisteyttä, järjestystä, tuottavuutta ja työturvallisuutta. Kuten 5S-menetelmässä, ei pelkkä muutosten tekeminen riitä, vaan niiden toteutumista on myös seurattava. Menetelmät kehitetään yhdessä työntekijöiden kanssa, sillä heillä on paras näkemys sille, mitkä asiat parantavat työturvallisuutta ja työtapoja heidän työnkuvassaan. Kun yhteiset tavoitteet on asetettu, seurataan niiden toteutumista ja puututaan työtapoihin uudestaan tarvittaessa.

Järjestyksessä oleva työpaikka on tuottava työpaikka

Työpaikan siisteydellä ja tavaroiden järjestyksellä voidaan saavuttaa runsaasti erilaisia etuja. Työntekijät saavat käytettyä työaikansa tehokkaammin, kun kaikki tarpeellinen on niille kuuluvilla paikoilla ja toimintakunnossa. Siistillä työpaikalla on myös mukavampi työskennellä, mikä parantaa työmotivaatiota. Se luo myös paremman kuvan yrityksestä ulkopuolisille tahoille, sillä kuinka moni luottaisi yritykseen, jonka tilat ovat sekaisin ja epäsiistit? Myös poissaolot vähenevät, koska siistillä työpaikalla tapahtuu vähemmän työtapaturmia, kuten liukastumisia.

Lean Six Sigma

Six Sigma on leanissa johtamisen työkalu, joka koostuu joukosta erilaisia menetelmiä ja käytäntöjä. Six Sigma keskittyy suorituskyvyn parantamiseen tilastollisen ajattelun ja menetelmien kautta, mikä tapahtuu erityisesti virheiden määrän mittaamisen ja niiden systemaattisen eliminoinnin avulla.

Kuinka virheet sitten käytännössä poistetaan? Yksi olennainen työkalu Six Sigmassa on hajonnan ja vaihtelun pienentäminen, sillä se tekee tuotantoprosessista huomattavasti paremmin hallittavan. Näin myös virheet vähenevät. Koesuunnittelu on yksi tapa löytää vaihtelun lähteet. Huolellisesti suunniteltujen kokeiden avulla on helppo löytää ne tekijät, jotka vaikuttavat prosessiin kaikkein eniten. Six Sigma on alun perin suunniteltu tuotteiden virheiden ja vikojen vähentämiseksi, mutta sitä voidaan käyttää myös yritystoiminnan muilla osa-alueilla, kuten markkinoinnissa.